Ressources GED offre plusieurs formations aux organismes. D’abord, nous proposons des formations sur nos logiciels Vortex et Isip, ainsi que des formations en gestion documentaire. De plus, notre accompagnement professionnel personnalisé nous permet de répondre à des besoins spécifiques en gestion de l’information.
Formations Isip
Accompagnement professionnel
– Formations en gestion documentaire et accompagnements professionnels personnalisés
Cours pour les formateurs de Vortex
Ce cours sur la gestion et l’utilisation de Vortex s’adresse aux gestionnaires de documents ainsi qu’aux administrateurs de Vortex qui sont responsables du déploiement de la gestion documentaire dans leur organisme. À la fin du cours, les participants auront vu toutes les fonctionnalités d’utilisation du logiciel Vortex et seront en mesure, après une période de pratique, de donner de la formation aux utilisateurs de leur organisme.
Durée de la formation
8 à 12 heures (sur 2 jours)
Niveau du cours
Débutant à intermédiaire
Préalables
Connaissances pratiques de la gestion des documents, de Windows et du Web
Description de la formation
Introduction au logiciel Vortex
Présentation du logiciel
Création de documents
Organisation du travail (gabarits de création et droits d’accès), création de documents électroniques, création de fiches de référence aux dossiers physiques, modification des métadonnées, importation CSV et auto-indexation (option)
Recherche et récupération de documents
Documents récents, recherches simples et avancées, enregistrement de critères de recherche et personnalisation de l’affichage des résultats
Actions sur les documents
Affichage. modification, versions, historique, relations, mise en lecture seule et suppression des documents
Flux de travail
Ajout, modification et suppression d’un flux de travail et affichage des notifications
Dossiers virtuels
Création, recherche et suppression de dossiers virtuels, consultation et modification du contenu des dossiers virtuels
Activités annuelles
Ouverture annuelle et déclassement
Exercices pratiques et évaluation des apprentissages
Cours pour les administrateurs de Vortex
Cette formation s’adresse aux administrateurs informatiques du logiciel Vortex ainsi qu’aux gestionnaires de documents qui agissent à titre de superviseur du logiciel. À la fin de ce cours, les participants seront familiers avec l’architecture du système tout comme ses différentes composantes. De plus, ils seront en mesure d’appliquer leurs connaissances dans leur environnement.
Durée de la formation
4 à 5 heures
Niveau du cours
Débutant à intermédiaire
Préalables
Avoir suivi le cours pour les formateurs de Vortex et avoir une connaissance pratique des serveurs Windows et des bases de données SQL ainsi que des connaissances techniques générales
Description de la formation
Architecture du système
Liens entre les différentes composantes
Administration de Vortex
Sécurité (groupes), requêtes, permissions, utilisateurs, groupes, identifiants réseau, applications, onglet Infos
Installations et configurations des postes clients
Configuration des interfaces et des options par défaut, téléchargement des droits à la connexion
Mode superviseur
Accès à la base de données, utilisation du logiciel en mode superviseur, recherche sur l’historique, synchronisation des gabarits
Rapports
Rapports disponibles dans Vortex, modification des rapports et étiquettes, création de rapports
Passerelles
Création de passerelles (SharePoint), envoi de documents vers une passerelle
Cours pour les utilisateurs de Vortex
Ce cours est une introduction à l’utilisation du logiciel Vortex et s’adresse aux utilisateurs des différentes unités administratives d’un organisme qui doivent gérer leurs documents électroniques et/ou physiques. À la fin de cette formation, les participants auront exploré les principales fonctionnalités de Vortex, puis auront à leur disposition différents outils (guides et tutoriels) pour approfondir leurs connaissances. Ils bénéficieront aussi d’un accompagnement professionnel de la personne responsable de la gestion des documents dans l’organisme comme complément de formation afin de leur permettre d’adapter leurs acquis à leur environnement et d’être en mesure d’appliquer les orientations de l’organisme en matière de gestion documentaire.
Il est à noter que ce cours se donne avec la participation active de la personne en charge de la gestion des documents de l’organisme.
Durée de la formation
5 à 7 heures
Niveau du cours
Débutant à intermédiaire
Préalables
La personne responsable de la gestion documentaire devra avoir suivi le cours des formateurs de Vortex
Les utilisateurs devront avoir une connaissance de base de la gestion des documents, de leur plan de classification, de Windows et du Web
Description de la formation
Introduction au logiciel Vortex
Formation en gestion documentaire: orientations de l’organisme, introduction aux principes de la gestion des documents et présentation du logiciel Vortex
Création de documents
Organisation du travail (gabarits et sécurité des documents), création de documents électroniques, création de fiches de références aux dossiers physiques, modification des métadonnées
Recherche et récupération de documents
Documents récents, recherches simples et avancées, enregistrement de critères de recherche, personnalisation de l’affichage des résultats
Actions sur les documents
Affichage. modification, versions, historique, relations, mise en lecture seule, suppression des documents
Flux de travail
Ajout, modification et suppression d’un flux de travail, affichage des notifications
Dossiers virtuels
Création, recherche et suppression de dossiers virtuels, consultation et modification du contenu des dossiers virtuels
Cours pour les utilisateurs d’Isip
Cette formation s’adresse aux gestionnaires de documents et aux utilisateurs qui ont à séparer et indexer, par identifiants uniques, des fichiers globaux produits à partir de systèmes informatiques ou d’applications bureautiques. À la fin de la formation, les participants seront en mesure d’analyser les documents globaux, de configurer Isip et de produire des fichiers PDF ou PDF/A avec index. Ces fichiers seront ensuite prêts à être importés dans leur bibliothèque de gestion documentaire ou à être insérés automatiquement dans des fichiers spécifiques de leur bibliothèque Vortex pour les mettre à jour.
Durée de la formation
3 heures
Niveau du cours
Débutant à intermédiaire
Préalables
Bonne connaissance de Windows, du logiciel Vortex et de certains fichiers produits à partir des systèmes informatiques
Description de la formation
Caractéristiques techniques et installation
Principales fonctions et options d’Isip
Traitement de fichiers PDF globaux par contenu (séparation par identifiants uniques), traitement de fichiers PDF globaux par blocs de pages, examen de fichiers et création de profils de configuration
Options
Utilisation du module complémentaire fusion Vortex, conversion de PDF en PDF/A
Traitement et contrôle d’intégrité
Différents rapports
Accompagnement professionnel
Ressources GED offre des services de formation et d’accompagnement professionnel adaptés à vos besoins. Nous pouvons élaborer un plan d’accompagnement personnalisé ou répondre à un besoin d’accompagnement sporadique.
Introduction à la gestion documentaire
Calendrier de conservation, plan de classification, cadre juridique, principes directeurs de la gouvernance informationnelle, gestion des documents administratifs, etc.